院内ミーティングを意義あるものにする方法 3/3

20141016ミーティングについて話しています。

 

フローチャート・ミーティング・ブリーフィング・・・

こういったことの考え方を深掘りしてみましょう。

 

 

その前に次のことを共通認識として理解する必要があります。

 

『人間の脳はマルチタスクに向いていない。』

 

聖徳太子が偉人である例として

「10人から同時に話しを聞いて処理していく」

というモノがあります。

 

 

「聞く」という同種の行為を併行処理しているわけです。

これがマルチタスクですが、こんなこと無理ですよね?

当然“近”にもできません。2人だってできないでしょう。

 

 

タスクには「行為」だけでなく「思考」も含まれます。

従って、例えば文章を書き起こす場合にも

「内容の創出」と「編集」を同時にやろうとすると

停滞したり、時間がかかってしまうものです。

 

 

これはいわば『脳のメモリー不足』が起きているのです。

シングルタスクだった、少し前のパソコンみたいなものです。

マルチタスクは能力的に向いていないのです。

 

 

これに対して、『物事は走りながら考えろ』と述べている

自己啓発本やビジネス書があります。

こちらは「いつまで考えていても100%とかキリはない。

だから、行動を開始せよ!」という意味です。

全く別の主旨ですからお間違えなく。

 

 

また、脳には単純作業や手慣れた行動パターンを自動化して

使用メモリを減らすという機能があります。

マクロを組んでしまえば勝手に処理されるようなものです。

 

 

診療室からの帰宅途中に買い物を・・・と思っていても

考え事をしていたらいつもの道順でまっすぐ帰宅してしまい、

玄関で靴を脱いだ時に買い物を思い出したりするのは

この機能が働いているからです。

 

 

脳のメモリは考え事で一杯ですから、メモリ不足で

「買い物」は思い出せませんが、メモリを消費しない

「帰宅マクロ」は働いて帰宅はできてしまいます。

 

 

しかしこの機能はあくまでも単純作業や

手慣れた行動パターンに対してのみ働きます。

複雑な作業やカスタマイズが必要な行動には働きません。

 

 

ということで、人間の脳は「行為」も「思考」も

同時にいくつも処理ができないと理解してほしいのです。

ここまでが前提の話になります。

 

 

この「考え方」を歯科医院の院内業務に当てはめてみます。

例えば『患者への接遇』はスタッフの行なう業務です。

これをスタッフに考えさせながら接遇させると

トラブルにつながる可能性が高くなるということです。

 

 

ベテランスタッフは全てが自動化していなくとも

細かい場面場面で小さな自動化が働いています。

行動にメモリを消費しない分だけ個別の患者への

カスタマイズにメモリが使えます。

 

 

スタッフ全員にそれは求められません。

(慣れや経験、ケーススタディなどが必要)

そこで、「考えるコト」と「行動」を分離します。

フローチャートをみて下さい。

 

 

実務上での問題・課題が発生

個別(当事者・部門責任者)で対応 → 問題解決

必要に応じてミーティングに議題提出

スタッフ全員に議題予告

それぞれに考察

ミーティングにて意見交換

医院としての意思決定

(ブリーフィングにて確認)

実務上で実践・行動

最初に戻る

 

 

実務上での実践では「行動」しかさせない様にしています。

技術的な事や決定事項は部門の責任者が伝えます。

ミーティングの議題になった段階で全員が考えます。

ミーティングで相談して医院の意思決定をします。

意思決定に従った実践行動をします。

 

 

「考えるコト」も「行動」も『シングルタスク』に

なるようにフローチャートを組むことがポイントです。

いつもスムースに行かない部分があるなら、

そこがマルチタスクになっていることが結構あります。

 

 

そこを改善することで流れがよくなります。

ミーティング関係以外でのフローチャートを組む時には

ここに留意して下さい。

 


 

さて、それでは恒例のシンキングタイムです。

 

いかがでしょうか。

『シングルタスクに分解するのが面倒そう・・・』

『手順が増えてかえって大変そう・・・』

はい、ありがちな感想です。

 

 

しかし実際に一手間かけてみると、

たしかにするべきことは増えるかもしれませんが

それ程のストレスを感じなくなっていきます。

 

 

あることが起きるせいなのですが、

そのあることとはいったい何でしょうか?

 

 

 

せっかくここまで読んだあなたにはぜひとも、

いろいろと、考えてみてほしいなぁ・・・と思っています。

(ここは考える時間です)

 

それでは答えです。

 

 

 

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考えてみましたか?

 

本日はこれにて終了です。

 

でもお別れの前に・・・

 

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そして

 

 

 

あなたの歯科医院の繁盛と

あなたの成功を真剣に願っています!!

 

おなじ歯科医師同士、苦労が他人事と思えない分だけ、

報われる日が1日でも早く訪れてほしいと

心から思うわけです。

 

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以上、参考になったでしょうか。

 

これまでにも、日常の中から歯科医院経営のヒントを掘り出しています。

「気付き」にまとめておりますので、読み流すと楽しいかもしれません。

 

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ありがとうございました。

 

 

近  義武

 


 

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