忙しい院長が時間を捻出する方法 Part 2

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Busy-Schedule

こんにちは、歯科医院経営戦略の軍師、

株式会社120パーセント代表、

イケてる歯科医師の 近  義武 です。

 

 

『やるべきことや、やりたいことはたくさんあるのに

 そのための時間がない!』

 

 

そういう方のための「時間術」と呼ばれるものが

世間にはたくさんありますが

基本的にはサラリーパーソン用です。

 

 

歯科医院の院長であるあなたにとって必要なのは

 

1、時間の作り方

2、タスクの優先順位のつけ方

3、効率的・能率的なタスク処理の方法

 

この3つだけです。

今回は2番目の話です。

 

 

 タスクの優先順位のつけ方

 

せっかく苦労して作った時間を

無駄にしてはもったいないことになります。

どうすれば有効に使うことができるでしょう…

 

 

それには、仕事(タスク)に優先順位をつけて

順位の高いタスクをしっかりこなせるように

仕組みを作ることです。

 

 

診療については

前回の『時間の作り方』を参照にしていただいたり、

ハンドスピードをアップしたり、アポイントを能率化したり、

こちらはこちらで様々な手段があります。

 

 

今回は診療以外の院長の仕事についてに絞って

話を進めていきます。

 

 

7つの習慣

 

“近”はスティーブン・コヴィー博士が

『7つの習慣』の中で書いている内容を元にした方法を

オススメしています。

 

 

『7つの習慣』では仕事を

緊急度と重要度によって4つに分類しています。

 

 

 

第1領域:緊急で重要な仕事

クレーム処理、アクシデント、締切り間際の仕事

 

第2領域:緊急ではないが重要な仕事

システム構築、集患の仕組みの設計、マニュアル作り

 

第3領域:緊急だが重要ではない仕事

ほとんどの電話、付合い、会合、報告書作成、突然の来客

 

第4領域:重要でも緊急でもない仕事

見せかけの仕事、SNS、暇つぶし、ネットサーフィン

 

これら4つの領域の仕事のうち、

本当にあなたを成長させるのは

第2領域の『緊急ではないが重要な仕事』になります。

 

 

さらに、第2領域の仕事をこなすことで

結果として第1・第3領域の仕事も減っていきます。

 

 

なぜかというと、

仕事がシステム化されることで

単純ミスによるアクシデントが減少し、

後始末やクレーム対応も減少…

 

 

またマニュアルができれば、

仕事をスタッフその他に任せることができるため

電話や来客の対応などにあなたの出る幕が

少なくなっていくからです。

 

 

人はもともと、それほど勤勉で計画的ではありません。

どうしても緊急度によってその時に行う仕事を

決めてしまいがちです。

 

 

しかしそれでは、

どうでもいいような仕事や

あなたがやるまでもない仕事まで

あなたがしなくてはならなくなってしまいます。

 

 

目の前の差し迫った仕事しか目に入らなければ

時間がどんなにあっても足らなくなります。

 

 

時間ができたらやろう…

この仕事が終わったらやろう…

 

 

そう言っている間は

いつまでたってもやりたい仕事をやる時間は訪れません。

 

 

緊急度が高い仕事がすぐに減ることはありませんが、

第2領域の仕事を優先的に行うことで

あなたには余裕の時間が徐々に増えていくのです。

 

 

 効率的・能率的なタスク処理の方法

 

当然のことですが、

1つの仕事にダラダラと多くの時間を割いていては

あなたの「自由に使える時間」を捻出することはできません。

 

 

集中して短時間でタスクを処理できれば

その分、時間を効率的に使ったことになります。

 

 

「そんなことは言わずもがなだけど、

そう簡単に集中なんてできないよ…」

 

 

こういう方がいますがそれは単に

『集中の仕方』を知らないだけです。

ではどうすれば集中してタスクに取り組めるのか?

それは…

 

(続く…)

 

…………………………………………………………………………

 

考えてみましょう

さて、それでは恒例のシンキングタイムです。

 

 

第2領域の仕事(緊急ではないが重要な仕事)に

取り掛かりたいのは山々でけれど

実際のところ本当に予定がいっぱいなんだ…

 

 

そういう方には

2つの方法をアドバイスすることにしています。

 

 

1つは朝、これまでより30分早く出勤して

その時間を第2領域の仕事に当てるという方法です。

 

 

集中して仕事に取り組めるなら

コーヒーショップでも自宅でも構いません。

30分だけ、必ず第2領域の仕事をするのです。

 

 

緊急の仕事はこの時間にはやらないと

決めてしまうことがポイントです。

 

 

2つ目の方法は、1週間に1回、

まとまった2時間以上の時間を

第2領域の仕事に当てるというものなのですが、

ちょっとしたコツがあります。

 

 

これをすることで、

第2領域の仕事が先送りになることを防ぐのですが、

そのためのコツとはどんなことでしょうか。

 

 

 

せっかくここまで読んだあなたなら

ぜひとも、考えてみてください!

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     ↓

     ↓

     ↓

     ↓

     ↓

(ここは考える時間です)

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     ↓

     ↓

     ↓

     ↓

それでは答えです。

 

 

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