忙しい院長が時間を捻出する方法 Part 3

効率的な時間

こんにちは、歯科医院経営戦略の軍師、

株式会社120パーセント代表、

イケてる歯科医師の 近  義武 です。

 

 

もしあなたが

「余裕の時間」「やりたいことをする時間」

「じっくり考える時間」などが欲しいなら

歯科医院の院長用の『時間術』を身につけるべきです。

 

 

そんなあなたに必要なのは

 

1、時間の作り方

2、タスクの優先順位のつけ方

3、効率的・能率的なタスク処理の方法

 

この3つだけです。

今回は3番目の話です。

 

 

 効率的・能率的なタスク処理の方法

 

当然のことですが、

1つの仕事にダラダラと多くの時間を割いていては

あなたの「自由に使える時間」を捻出することはできません。

 

 

集中して短時間でタスクを処理できれば

その分、時間を効率的に使ったことになります。

 

 

「そんなことは言わずもがなだけど、

そう簡単に集中なんてできないよ…」

 

 

こういう方がいますがそれは単に

『集中の仕方』を知らないだけです。

ではどうすれば集中してタスクに取り組めるのか?

以下の3つのことを行なってみてください。

 

 

【環境の整備】

最も大事なことは邪魔の入らない環境に

あなた自身を置くことです。

 

 

静かに集中できるなら、自宅の書斎でも、

誰もいない診療室の片隅でも

静かなコーヒーショップでも、

どこでも構いません。

 

 

集中しやすい場所を探してみましょう。

お気に入りの場所ならなお結構です。

 

 

一番、集中の邪魔をしてくるのは『人』です。

家族、スタッフ、店舗の従業員など

話しかけられにくいようにしたいものです。

 

 

例えば自宅の書斎であれば鍵をかけて

ノック、声かけもしないよう頼んでおく。

 

 

集中したい時間だけは

携帯電話やWi-Fiなどを切断してしまって

外部から連絡不能にしてしまうのもオススメです。

 

 

前回話した第1領域の仕事(緊急で重要な仕事)は

そうそう発生しませんし、家族などの緊急要件も

そのほとんどは実際には大したことがありません。

 

 

休憩時間にチェックすれば十分事足ります。

そしてたいていのことはあなたが関わらなくても

問題が解決してしまうものです。

 

 

【同系統の仕事をまとめて行う】

脳は仕事の内容によって

重点的に活性化する部位が異なります。

それは脳科学の世界では常識的なことです。

 

 

違う種類の仕事をこなす時には

いわば「脳のスイッチを切り替えて」

その仕事に取り組むということです。

 

 

スイッチングには多少なりとも

エネルギーが必要になります。

 

 

ですから、マルチタスク

(2つ以上の仕事を同時に処理していく方式)は

脳の使い方としては効率的とはいえません。

 

 

シングルタスクで仕事を行い、

同じ系統の仕事をまとめて行う方式の方が

効率的で集中も高まりやすくなります。

 

 

例えば、来週中に行うべき仕事のうち、

どの仕事をいつ行うか、

ドタキャンなどで空いた時間に何をするか、

仕事のボリュームと費やす時間の予測するなど

あれこれ「考える時間」を計画的に設けてしまいます。

 

 

すると、実際に仕事を消化する際には

考えることなく「作業」に取りかかれます。

そうすることで作業に集中できるということです。

 

 

【ゲーム感覚とブレイク】

いくら集中して仕事をしても

やはりそこには限界が存在します。

 

 

色々な説があり個人差もあるようですが、

脳が集中していられるのは

およそ1時間というのが通説です。

 

 

そこで、

 

「50分仕事をして10分ブレイクする」

「25分仕事をして5分ブレイクする」

 

このどちらか、もしくは両方併用を

オススメします。

 

 

そして、「50分」ならその時間に対して

60分くらいかかりそうな仕事量を設定して

ブレイクまでに消化するよう努めます。

 

 

時間内での仕事の消化をゲーム感覚で行えば

集中も高まりやすくなります。

 

 

この時、仕事にもブレイクにも

タイマーを使用して

「仕事へ没頭しすぎ」や

「キリのないブレイク」などの発生を防ぎます。

 

 

この手法は

『丸1日書斎にこもって資料の整理』

など長時間の仕事をこなす際に

最後まで集中力を発揮できるものです。

 

…………………………………………………………………………

 

考えてみましょう

さて、それでは恒例のシンキングタイムです。

 

 

「シングルタスクを徹底すると効率が上がる」

一見疑いたくなりますが

実際に行ってみると間違いないことがわかります。

 

 

この考えを推し進めると

例えば文章を書いたり、資料のスライドを作成したりも

分別して行った方が効率的ということになります。

 

 

つまり、『考える』ことと『手を動かす作業』に

分けて行ようにするということです。

 

 

では具体的にはどうすればいいのでしょうか。

文章作成、スライド作成、両方で考えてみてください。

 

 

 

せっかくここまで読んだあなたなら

ぜひとも、考えてみてください!

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     ↓

(ここは考える時間です)

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     ↓

     ↓

     ↓

それでは答えです。

 

 

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