朝礼が形骸化している!有意義なものに生まれ変わらせる方法

『始業前のミーティングをせよ』みたいなアドバイスを
あなたは鵜呑みにしていませんか?

 

あるいは、毎朝のミーティングで何を話したらいいかわからない…
義務的に行なっているが効果があるのか疑わしい…
みたいなことを感じてはいないでしょうか?

 

そんな役に立っていないミーティングなら
時間のムダ、あなたやスタッフの心身の浪費でしかありません。
得られるモノが院長の自己満足だけならやめたほうがマシです。

 

では、ミーティングを実り多きものにするには
どうすればいいのでしょうか?

 

こんにちは、株式会社120パーセント代表、
歯科医院、クリニックの集患・経営コンサルタント、
歯科医師の 近  義武 です。

 

ミーティングについて大仰な書籍もあるようですが、
ミーティングを実り多きものにする事は
実はそんなに難しくはありません。

 

結論から言うと、
本来のミーティングとブリーフィングを明確に分離すればいいだけです。

 

ミーティングとブリーフィング

 

ブリーフィングとは「簡単な指示・状況報告・説明の場」です。
ミーティングとは「討論・相談・意思決定・理解などの場」です。
ブリーフィングだけでは難しい事は全てミーティングに含まれます。

 

ブリーフィングでたくさんの質疑応答が出るのはおかしいですし、
ミーティングが単なる連絡事項の確認だけでもおかしいのです。
両者を混同している事がそもそもの間違いなのです。

 

忙しい始業前にミーティングをする意味はありません。
するならあくまでもブリーフィングです。
それも「当日の診療についての確認」だけを行なうべきです。

 

始業前、ドクターは身支度だけという方がほとんどですから
院内が慌ただしいことにピンと来ないかもしれません。

 

しかし、スタッフは違います。もう就業しています。
スタッフの頭の中は「目の前の仕事」に関することで
ほぼほぼいっぱいになっているのです。

 

ですから、ブリーフィングによって頭の切り替えと
重要事項の確認を共有するのです。

 

ですから、ブリーフィングの場には
どこからか聞いてきた「朝礼でのいい話」はいりません。

 

考えさせるような話題をスタッフに振るのもやめて下さい。
あくまでもブリーフィングの目的は確認と簡単な指示のみです。
それ以上のことは別に時間をとって行なうべきなのです。

 

「それ以上のこと」とはどんなことか、というと
『ブリーフィングには当てはまらないが、
コミュニケーションが必要な全てのこと』
と、考えてもらうといいでしょう。

 

・歯科医療従事者としての技術的アドバイスやノウハウ
・雇用者(あなた)被雇用者(スタッフ)の関係性のあり方
・労務・賃金・休暇・シフト・スタッフ体制など変更
・経営理念や診療方針の変更
・患者との距離感

 

他にもたくさんありますが、要するに
「簡単な指示・状況報告・説明」だけではすみそうもない、
スタッフに考えてもらいたい、すぐに理解できそうもないなど
「簡単にはすまない話」はブリーフィングでは話さないという事です。

 

あなたは歯科医院のオーナーでもあるので
全てをあなたが独断専行、決定しておいて
スタッフをそれに従わせるという手法もなくはありません。

 

しかし、スタッフの自主性や成長を促したい、
あなたがいちいち指示しなくても院内が回るようにしたい、のであれば、
歯科医院の運営にスタッフを参画させることは必須です。

 

特に経営理念や診療方針、ポリシーなどの
歯科医院経営の根幹をなすことに関しては
ミーティングや個別面談で十分に理解させたのち、
毎日のブリーフィングで確認するようにしてください。

 

このようにしてスタッフに「あなたの考え方」を浸透させれば
接遇などのようにスタッフの自己判断や自律性が必要な業務で、
しかもあなたが常に監視していられないことでも
安心して任せられるようになっていきます。

 

ブリーフィングとミーティングを組み合わせて行う手間と時間は
「あなたの考え方」を浸透させるコストと認識するべきなのです。

 

院内全体で見るミーティングとブリーフィングの流れ

 

ミーティングとブリーフィングは役割が違うだけでどちらも大事です。
ここでは具体的に、院内の実務上で発生した問題、課題、気付き、
提案、疑問、矛盾などが解決していく流れを見てみましょう。

 

実務上での問題・課題が発生
  ↓
個別(当事者・部門責任者)で対応
★まずは担当者・当事者が対応します。ここで解決するようなら
 報告だけが院長であるあなたに上がってくることになります
  ↓
必要に応じてミーティングに議題提出
★当事者では解決できない、相談したいとなるとミーティングになります
  ↓
考えて欲しい場合にはスタッフ全員に問題・議題を予告
★ミーティングの前に、報告された問題について考えてくるように指示出し
スタッフはそれぞれに問題・議題を考察してきます
  ↓
ミーティングにて意見交換、医院としての意思決定
  ↓
ブリーフィングにて確認
  ↓
実務上で実践・行動・チェック
  ↓
新たな問題の発生
★最初に戻って問題を処理していきます

 

ざっくり、このような感じの流れになります。
発生する問題・課題に最も多く気付くのはあなたです。

 

従業員と経営者は意識レベルが違いますから当然です。
発生する問題・課題スタッフ個別の案件になることがほとんどです。

 

 

できれば発生した直後に、遅くともその日のうちに
本人に問題点の指摘だけはしておくべきです。
時間が経つほど風化して身につまされません。

 

初期の問題解決は以下のように分類可能です。

1、「当事者本人ひとりで解決できること」
2、「他のスタッフが指導すれば解決できること」
3、「あなたが指導すれば解決できること」
4、「解決できるが、考えて欲しいこと」
5、「解決できないこと」

3〜5はミーティングでの議題、テーマにします。

 

ミーティングは基本的には意見交換や検討をします。
その場で問題について考えるのではありません。

 

ミーティングまでにその問題について個々に考えてきて、
意見をそれぞれが持ち寄って討論・相談をし、
可能なら歯科医院として1つの意見にまとめるのです。

 

その後、ブリーフィングで確認を行ないつつ、
実務上で実践・行動・チェックしていくことになります。

 

実践した結果、新たに問題・課題が表面化するようなら
最初に戻ってこのプロセスを踏んで行きます。
このサイクルを繰返すことで、実務行動のブラッシュアップが図れます。

…………………………………………………………………………

考えてみましょう

さて、それでは恒例のシンキングタイムです。

 

今回のフローチャートを踏まえた上で、
ブリーフィングはどれくらいの頻度で行なうべきでしょうか?

 

ブリーフィングは「簡単な指示・状況報告・説明」だけですし、
考えるコトはあまりないはずですから、時間もそれ程かかりません。
その条件で考えてみて下さい。

 

 

せっかくここまで読んだあなたなら
ぜひとも、考えてみてください!
     ↓
     ↓
     ↓
     ↓
     ↓
     ↓
(ここは考える時間です)
     ↓
     ↓
     ↓
     ↓
     ↓
     ↓
それでは答えです。

 

 

 

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