この際だからミーティングも有意義なものに生まれ変わらせる方法

『ミーティングの際にスタッフに意見を求めても
決まった人からの偏った意見しか出てこない…
もっと多種多様な意見が出て、議論や検討をして欲しいのに…』
院長先生から半分愚痴のように、よく聞かされるフレーズの1つです。

 

意見が出てこないことはある意味当然です。
人は自分によほど関心のあることに対しては
すぐに気の利いた意見などは出せないものです。

 

しかも、たまたま思いついて発言した意見が採用されて
そのプロジェクトの責任者にされて苦労をさせられるとわかっていたら
意見などいうはずもありません。

 

意見が出ないのは意見を出にくくしている
院長のせいという歯科医院がほとんどです。

 

こんにちは、株式会社120パーセント代表、
歯科医院、クリニックの集患・経営コンサルタント、
歯科医師の 近  義武 です。

 

これを解消するには、前回話したミーティングとブリーフィングのように
渾然一体となっているものを細分化と分離して純度を高めることです。

朝礼が形骸化している!有意義なものに生まれ変わらせる方法

同様にミーティングを有意義なものに生まれ変わらせる際に
特に意識してみることは「考える」と「作業」と「調整」の分離です。

 

ミーティングも分離、細分化しよう

 

まずは、業務上で発生した問題や課題を
ミーティング、ブリーフィングを経て解消していく
フローチャートをご覧ください。

 

実務上での問題・課題が発生
  ↓
個別(当事者・部門責任者)で対応
★まずは担当者・当事者が対応します。ここで解決するようなら
 報告だけが院長であるあなたに上がってくることになります
  ↓
必要に応じてミーティングに議題提出
★当事者では解決できない、相談したいとなるとミーティングになります
  ↓
考えて欲しい場合にはスタッフ全員に問題・議題を予告
★ミーティングの前に、報告された問題について考えてくるように指示出し
スタッフはそれぞれに問題・議題を考察してきます
  ↓
ミーティングにて意見交換、医院としての意思決定
  ↓
ブリーフィングにて確認
  ↓
実務上で実践・行動・チェック
  ↓
新たな問題の発生
★最初に戻って問題を処理していきます

 

前回も見ていただいたものですが、
「考える」と「作業」と「調整」が分離されているのが
おわかりになると思います。

 

問題や課題について「考えさせる」のにスタッフを
一堂に集まらせる必要はありません。
むしろ1人1人で行うほうがいいものです。

 

さらに言うなら、数日前に集計係のスタッフに提出させて、
意見の一覧表を作成・配布し、さらに自分の意見を深めさせておけば
ミーティングのレベルは上がっていきます。

 

1人1人が意見を持ってミーティングに臨めば
まとめたり調整をしたりという「仕上げ」に専念できます。
だらだらと間延びして時間を費やすこともなく
短時間で効率的にミーティングを完了できます。

 

院長であるあなたにも意見を統括したり、納得させたりする
「コーディネーター」の資質や能力が問われることになります。
その分あなたにも、しっかり考えたり、勉強してきたりの準備が
それなりに必要になることでしょう。

 

こうしてミーティングで決まったことをブリーフィングで確認して
実務上で決めた通りに全員が行ってみることが重要です。

 

想定通りの効果があって問題が解消される場合もあれば、
問題が解消されなかったり、別の課題が浮上することもあるでしょう。
必要に応じてこのサイクルを繰り返せば改善が進んでいくことになります。

 

分離はシングルタスクになるまで行う

 

ここまで話した施策のキーワードは「シングルタスク」です。
このシングルタスクの対義語は「マルチタスク」となります。
そして人間の脳は「マルチタスクに向いていない」のです。

 

例えば、聖徳太子が偉人である逸話として
「10人から同時に話しを聞いて処理していく」
というモノがあります。

 

つまり「聞く」という同種の行為を併行処理しているわけです。
これが「マルチタスク」なのですが、常人には無理ですよね?
当然、私にもできません。「2人同時」だってできないでしょう。

 

この『タスク』には「作業・処理」だけではなく
「思考・判断」も含まれます。

 

したがって、文章を書き起こす場合にも
「内容の考察」と「ライティング」と「編集」を同時にやろうとすると
かえって停滞したり、時間がかかったりしてしまうものなのです。

 

これはいわば『脳のメモリー不足』に陥っているのです。
少し前のパソコンみたいなものです。
複数のタスクの同時処理は脳の能力的に向いていないのです。

 

話は少しそれますが『物事は走りながら考えろ』と
述べている自己啓発本やビジネス書があります。

 

一見、マルチタスクを推奨しているようですが違います。
こちらは「100%間違いのない答えはないのだから
考えてばかりいないで行動を開始せよ!」という意味です。
全く別の主旨ですから間違えないようにしてください。

 

また、脳には単純作業や手慣れた行動パターンを
半自動的に処理して使用メモリを減らすという機能があります。
マクロを組んでしまえば勝手に処理されるようなものです。

 

あなたが「診療室からの帰宅途中に買い物を…」と思っていても
考え事をしている間にいつもの道順でまっすぐ帰宅してしまい、
玄関で靴を脱いだ時に買い物を思い出す…
なんてことが起きるのもこの機能が働いているからです。

 

脳のメモリは考え事で一杯になりますから、
メモリ不足となって「買い物」は思い出せなくなりますが、
メモリを消費しない「帰宅マクロ」は働いてくれるので
いつもの道での帰宅はできてしまうのです。

 

しかし、この「マクロ機能」はあくまでも
単純作業や手慣れた行動パターンに対してのみ働きます。
複雑な作業やカスタマイズが必要な行動には働きません。

 

これらのことから、
人間の脳は「作業」も「思考」も同時に複数のタスクを処理することが
苦手であると理解してほしいのです。

 

この「考え方」を歯科医院の院内業務に当てはめてみましょう。
例えば『患者への接遇』は主にスタッフの行なう業務ですが、
この業務をスタッフに、「考えさせながら」「行わせる」と
何らかの失敗につながる可能性が高くなるということです。

 

ベテランスタッフは全ての業務を半自動化していなくとも
限定された細かい場面場面での小さな半自動化をたくさんしています。
行動にメモリを消費しない分だけ個別の患者への
カスタマイズにメモリが使えます。

 

その結果、患者相手に定型的業務をこなしながら
気になる部分だけ特別対応、個別対応をするという
から観るとちょっとスゴいことを
本人はサラっと行なっていたりします

 

スタッフ全員にそれは求められません。
仕事はシングルタスクとして与えて、
その仕事の練度が上がっていくと
最終的には半自動化機能が働く領域に到達するわけです。

 

あなた自身の診療以外の仕事についても同じです。
「考えるコト」と「行動」を分離して効率アップを目指してください。

…………………………………………………………………………

考えてみましょう

さて、それでは恒例のシンキングタイムです。

 

『シングルタスクに分解するのが面倒そう…』
『手順が増えてかえって大変そう…』

 

まぁまぁありがちなリアクションです。
しかし実際に一手間かけてみると、
確かにするべきことは増えるかもしれませんが
それ程のストレスを感じなくなっていきます。

 

これはあることが起きるせいなのですが、
そのあることとはいったい何でしょうか?

 

 

せっかくここまで読んだあなたなら
ぜひとも、考えてみてください!
     ↓
     ↓
     ↓
     ↓
     ↓
     ↓
(ここは考える時間です)
     ↓
     ↓
     ↓
     ↓
     ↓
     ↓
それでは答えです。

 

 

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