院内業務もルーティン化しよう その4

20141022院内業務のルーティン化の話をしています。

ルーティン化とは、院内業務を定形化していくことを指します。

 

 

ルーティン化のステップはこの通りです。

 

ルーティン化のステップ① 『対象の業務を決める』

ルーティン化のステップ② 『担当を決める』

ルーティン化のステップ③ 『締切りを決める』

ルーティン化のステップ④ 『ミーティングで検討する』

ルーティン化のステップ⑤ 『加工・運用する』

 

 

具体的な話として、ルーティン化の際の勘所を

さらに説明していきましょう。

 

ルーティン化のポイント その1

『ルーティンワークは階層構造になる』

これについて前回話しましたね。

今回は「その2」について話します。

 

 

ルーティン化のポイント その2

『担当者もスタッフに決めさせる』

 

 

あなたが決めてしまっても悪くはありません。

悪くはありませんがベストでもありません。

悪くなる可能性を極力排除するなら

「担当者もスタッフに決めさせる」方がいいでしょう。

 

 

ルーティン化させるという作業は対象となる業務への

理解度によって、大変さに個人差があります。

Aさんには簡単でもBさんには困難ということはよくあります。

 

 

あなたが各スタッフの業務の理解度を把握している自信があるなら

あなたが担当者を決めることも問題にはならないでしょう。

そうではないのであれば、あるいみ丸投げにした方が

結果が良くなることが多くなります。

 

 

あなたのすることは少しも難しくありません。

ルーティン化したい業務をスタッフの人数分ピックアップします。

まあまあ同じくらいのボリュームになるようにして

チーフ格のスタッフに渡します。

 

 

あとは締切までルーティン化された業務の提出を待つのみです。

ただし補足として以下のちょっとした事も励行して下さい。

 

① 相談にきやすい雰囲気・状況を作っておく

スタッフは煮詰まると努力をせずに開き直ります。

 

② テンプレートのフォーマットはあなたが用意する。

チェックリスト形式がおススメ

 

③ 行動だけを列挙する。

説明文は備考もしくはさらに下の階層として別ルーティンに。

 

④ A4用紙1枚でまとめるつもりで。

ボリュームの調整はあなたも留意する。

 

⑤ 60~70点の出来で良いからとにかく仕上げる

その後のミーティング、実地などで修正される。

完全を目指すと形になりにくい。

 

 

こういったことをスタッフに伝えてやらせるようにします。

たたき台の意味が強いので、

提出させることに最大の意義があります。

 

 

なんとか提出できそうな担当者を

スタッフ同士で決めさせるといいでしょう。

 


 

さて、それでは恒例のシンキングタイムです。

 

今回はステップ②『担当を決める』に関することの話でした。

これもルーティン化の作業をスタッフにやらせるうえでの

大きなポイントとなるものです。

 

 

正確には「あなたがスタッフにさせること」であって

大きな意味で「あなたがすること」となります。

間接的にあなたがすることというとわかりやすいでしょうか?

 

 

勘のいい方はそろそろ気付くと思いますが、

「あなたがスタッフに業務をさせる」際に有効なものが

ルーティンワークシートであり、そのためのルーティン化です。

 

 

院内業務はいろいろありますが、その中で

あなたがルーティン化を担当した方がいいものがいくつかあります。

 

 

1つは深く複雑な階層構造を持っている業務のルーティン化です。

ただしやるのは最上位階層だけです。

業務を分析してルーティン化のテーブルに載せる役割です。

 

 

アトもう1つ、あなたがルーティン化した方がいいものがあります。

もちろんこれもブラッシュアップされていきますから

第一稿のことですが、それはどんな業務でしょうか?

 

 

 

せっかくここまで読んだあなたにはぜひとも、

いろいろと、考えてみてほしいなぁ・・・と思っています。

(ここは考える時間です)

 

それでは答えです。

 

 

 

 

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考えてみましたか?

 

本日はこれにて終了です。

 

でもお別れの前に・・・

 

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そして

 

 

 

あなたの歯科医院の繁盛と

あなたの成功を真剣に願っています!!

 

おなじ歯科医師同士、苦労が他人事と思えない分だけ、

報われる日が1日でも早く訪れてほしいと

心から思うわけです。

 

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以上、参考になったでしょうか。

 

これまでにも、日常の中から歯科医院経営のヒントを掘り出しています。

「気付き」にまとめておりますので、読み流すと楽しいかもしれません。

 

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ありがとうございました。

 

 

近  義武

 


 

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