院内業務もルーティン化しよう その5

20141023院内業務のルーティン化の話をしています。

ルーティン化とは、院内業務を、定形化していくことを指します。

 

ルーティン化のステップ① 『対象の業務を決める』

ルーティン化のステップ② 『担当を決める』

ルーティン化のステップ③ 『締切りを決める』

ルーティン化のステップ④ 『ミーティングで検討する』

ルーティン化のステップ⑤ 『加工・運用する』

 

ポイント その1 『ルーティンワークは階層構造になる』

ポイント その2 『担当者もスタッフに決めさせる』

 

 

今回はポイント その3です。

 

 

ルーティン化のポイント その3

『ルーティンワークの完成度は後で上げる』

 

スタッフが締切までにやってきたルーテイン化は

いわば、Ver.0(ゼロ)です。ミーティングを経ることで

Ver.1.5~2.0くらいまで一気に上がります。

 

 

提出されたVer.0はミーティングの数日前までに

スタッフ全員に配布します。

ミーティング当日までの宿題が2つ。

「そのルーティンワークの目的」「改善点」を

それぞれが考えてくること。

 

 

「目的」は、この業務が何のための業務かを

はっきりさせるために設定します。

将来のバージョンアップのための布石でもあります。

 

 

この「ルーテインワーク」は業務を平準化して

誰でも一定のクオリティを発揮させるものです。

しかし、熟練者には“物足りない”こともままあります。

 

 

そこで特例条件をあらかじめ設定しておくのです。

 

・『目的』達成には基本的にこのルーティンワークに従う。

・ルーティンワーク通りにやっての失敗は院長の責任。

・『目的』達成さえできればこのルーティンワークに従う必要はない。

・ルーティンワークに従わずに失敗した場合は当事者の責任。

・時短、品質向上などは賞与査定の対象。

 

 

設定した『目的』を達成できるのであれば、

自己責任でアレンジ可能であることを

「ルーティン化」のシステムに組み込んでしまうのです。

 

 

こうすることによって、ルーティン化によるデメリット、

『業務のマンネリ化』『面白みの欠落』『向上心の希薄化』

などを回避することができます。

 

 

このような意味合いを持つ『目的』の設定です。

ただしそこまでの意味を汲んで『目的』を考えるコトは

スタッフにはほとんど期待できません。

 

 

考えさせる事は必要ですが、最終的な『目的』設定は

あなたが行なう仕事になります。

スタッフが考えてきた『目標』は最終設定の材料にして下さい。

 

 

『改善点』は自分以外のスタッフがルーティン化した

Ver.0のルーティンワーク1つに対して

最低1つずつ考えて来させます。

 

 

ミーティングではそれらを取り入れるかどうかを中心に

進めていけばそれで十分です。

岡目八目はこんな場面でも効いてくれます。

『目的』と『改善点』が補正されれば結構いいものが

できてしまうものです。

 

 

これでもまだ改善の余地はあるでしょうが、

そのまま実践投入して下さい。

不具合があったりさらに良いやり方が見えたら

そこで改善してバージョンアップすれば良いだけです。

 

 

一応の完成はあっても絶対の完成は

いつまでたってもありません。

それでもやる価値のあるのがこのルーティン化なのです。

 


 

さて、それでは恒例のシンキングタイムです。

 

どの業務でも少しずつバージョンは上がっていくものです。

スタッフも入れ替わりますし、患者の気質や背景なども

不変のものではないのですからむしろ当然です。

 

 

そうであるなら、あなたの仕事の1つは

ルーティンワークシートの内容と実際の業務との

乖離度のチェック、もしくはチェックさせることになります。

 

 

ルーティンワークシートが不変ではあり得ないなら

あなたがやらなければならない仕事がもう1つあるのですが、

それはどんなことでしょうか?

 

 

 

せっかくここまで読んだあなたにはぜひとも、

いろいろと、考えてみてほしいなぁ・・・と思っています。

(ここは考える時間です)

 

それでは答えです。

 

 

 

 

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考えてみましたか?

 

本日はこれにて終了です。

 

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おなじ歯科医師同士、苦労が他人事と思えない分だけ、

報われる日が1日でも早く訪れてほしいと

心から思うわけです。

 

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以上、参考になったでしょうか。

 

これまでにも、日常の中から歯科医院経営のヒントを掘り出しています。

「気付き」にまとめておりますので、読み流すと楽しいかもしれません。

 

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ありがとうございました。

 

 

近  義武

 


 

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