ダラダラと仕事を続けてしまう院長はいませんか?

deadline

株式会社120パーセント代表、
歯科医院経営戦略コンサルタント、
イケてる歯科医師の 近  義武 です。

 

忙しい院長のための時間管理の話をしています。
何しろ我々はたくさんの役柄を1人でこなしています。

 

  1. オーナー(資本家)の仕事
  2. 経営責任者(CEO)の仕事
  3. 現場監督(マネージャー)の仕事
  4. 医療責任者(歯科医師)の仕事
  5. 労働者(従業員)の仕事

 

身体がいくつあっても足りません。
しかし、与えられている時間は
誰もが平等に1日24時間です。

 

どんどん成長していく院長が全員、
ナポレオンのようにわずかな睡眠時間だけで
仕事をこなしているわけでもありません。

 

うまく時間を管理して能率的・効率的に
仕事を処理しているのです。

 

それではその方法をお教えしましょう。
名付けて「3ない時間管理」

 

1 完璧を必須にしない

2 やらないと決めたらやらない

3 思いつきで仕事を増やさない

 

今回はその2番目の話です。

 

(1番目の話:完璧を必須にしない)

限られた時間を無駄なく運用する時間管理の原則

 

 3ない時間管理 2

やらないと決めたらやらない

例えば診療なら、次の患者の予約時刻になっても
「キリがいいところまで」
治療をしてしまう…

 

例えば書類作成のような仕事を
「診療後1時間で終わらせる!」
と決めたのに、結局予定通り終われない…

 

 こうなってしまう根本的な原因は
『その時刻までに絶対終わらせる』
という強い気持ちがないこと。

 

そして
『終了時刻になったらそれ以上続けないこと』
を徹底しようという気がないことです。

 

診療に関しては
上記の2つの心構えを守ると決心しさえすれば
終了時刻の厳守は難しくはないでしょう。

 

問題なのはむしろ
「診療以外の院長の仕事」に関してです。

 

所要時間と仕事量との目論見が
大きくずれていたり、
ここでも「終わるまで」というように
【完了ありき】になっていないでしょうか。

 

それではいつまでたっても
時間管理をすることはできません。

 

まずは「診療以外の仕事」を行う
1週間の時間の枠を定めてください。

 

診療終了後、1〜2時間くらいが
オーソドックスなところですが
好みで決めてください。

 

休診日は「診療以外の仕事」も
なしにしておいた方が無難です。

 

1週間の最終日は何らかの理由で
「診療以外の仕事」ができなかった場合の
予備の時間として空けておきます。

 

予備の時間を使うことなく余ったら
次週分と考えていた仕事を
前倒しでおこなってください。

 

最終日の最後の15〜30分は
次週の行うべき仕事の書き出しと
実行の予定を組むことに使います。

 

いちいち面倒だと思うかもしれませんが
慣れて仕舞えば気になりません。

 

毎回のように
「さて何から片付けようかな」
と考えている時間がなくなって
手際よく仕事を進められます。

…………………………………………………………………………

考えてみましょう

さて、それでは恒例のシンキングタイムです。

 

今回の話の肝は
1つの仕事全体を1つのタスク(作業)とするのではなく
所要時間によって管理する意識を持つことです。

 

こう意識することによって、
仮に予定時間でタスクが終わらなかったとしても
それは「のろま」だからではなく
所要時間の見込違いという理由に置き換わります。

 

そうなれば、
予定時間内に仕事を終わらせるには
所要時間の見込みの精度を上げればいいことになるわけです。

 

この精度を上げるのは難しいことではありません。
所要時間の見込みをたくさんおこなって
慣れてしまえばいいのです。

 

あとちょっとしたコツを一緒に行うと
さらに早く精度を上げられるようになります。
どんなことをすればいいでしょう。

 

 

せっかくここまで読んだあなたなら
ぜひとも、考えてみてください!
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     ↓
(ここは考える時間です)
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それでは答えです。

 

 

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