診療以外の仕事は放っておくと目の前に積み上がる

仕事を増やさない

こんにちは、株式会社120パーセント代表、
小さな歯科医院、クリニックの集患コンサルタント、
歯科医師の 近  義武 です。

 

忙しい院長のための時間管理の話をしています。
何しろ我々はたくさんの役柄を1人でこなしています。

 

オーナー(資本家)の仕事

経営責任者(CEO)の仕事

現場監督(マネージャー)の仕事

医療責任者(歯科医師)の仕事

労働者(従業員)の仕事

 

うまく時間を管理して能率的・効率的に
仕事を処理していかなければ
いつまでたっても仕事に追われる状況のままです。

 

当然あなたがやりたいと思うこと、
改善したいことなどは後回しのままです。

 

そんな状況からの脱却方法をお教えしましょう。
名付けて「3ない時間管理」です。

 

1 完璧を必須にしない

2 やらないと決めたらやらない

3 思いつきで仕事を増やさない

 

今回はその3番目の話です。

 

(1番目の話:完璧を必須にしない)
限られた時間を無駄なく運用する時間管理の原則

 

(2番目の話:やらないと決めたらやらない)
ダラダラと仕事を続けてしまう院長はいませんか?

 

 3ない時間管理 3

思いつきで仕事を増やさない

診療のアポイントの入れ方に関しては
事前に受付スタッフと念入りに打ち合わせればいいことです。

これはほとんどの院長がすでに行なっているはずなので
特にいうことはありません。

 

急患や飛び込みの患者の処遇をどうするのか、
きちんとルール化しておくことが大切です。

 

問題は診療以外の仕事です。
注意しないと、『あれもこれもやらねば』と
際限なく仕事が増えていきます。

 

まずは、
『診療後には30分の仕事4つ相当まで』とか
『休診日には1時間の仕事4つと30分の仕事2つまで』
というグランドルールを決めてください。

 

その上で、似ている仕事はまとめて処理します。
例えばメールの処理は30分の枠を1つ使って
その日のメール全てを
「確認のみor返信」→「メールを処分or保存」
で読み直す必要がない状態にします。

 

何らかのタスクが発生したなら
最後にまとめてスケジューリングします。

 

『後で処理しよう』と既読で受信箱においておくと
2度3度と読むことになります。
こういう何気ない行動が仕事を増やしていくのです。

 

書類作成、労務、会計処理なども
それぞれまとめて行うようにします。

 

予定納税、労災手続き、レセプト、年末調整など
あらかじめ行うことがわかっている仕事は
年間のスケジュールを組んでしまいましょう。

 

突発的な仕事の発生を防いでおくことが
効率邸に時間を管理することです。

 

それでも突発事項が起こったり、やることが増えたら
もともとのタスクを「やめる」か
「別のタスクに置き換える」ようにします。

 

週単位で仕事を入れない予備の時間を確保しておき
突発事項の発生で変更を余儀なくされた仕事に当てます。

 

目の前にある仕事だけを見ていると
時間の管理はできません。

 

時間をハンドルにして仕事を管理し、
その仕事が短時間で終わるように、
増えないように細かい工夫を重ねて
効率的・能率的に処理していくことが重要です。

 

…………………………………………………………………………

考えてみましょう

さて、それでは恒例のシンキングタイムです。

 

これまでのやり方を変えるのは
面倒だし、手間もかかるし、
帰って時間がかかる気がするし…
と二の足を踏んでいる方もおいででしょう。

 

そんな方には来週1週間の診療以外の仕事だけを
予定として組んでみることをオススメします。

 

これを3〜5クールくらい行うと
自分がどんな仕事をこなしているかが
わかるようになります。

 

さらに2〜3ヶ月続けると
別のあることがわかってきます。

 

それがわかると仕事のスケジュールが
予定通りに昇華されやすくなります。
何がわかるのでしょうか。

 

 

せっかくここまで読んだあなたなら
ぜひとも、考えてみてください!
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     ↓
     ↓
     ↓
     ↓
     ↓
(ここは考える時間です)
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     ↓
     ↓
     ↓
     ↓
それでは答えです。

あなた自身のくせ

 

予定時間をオーバーしやすい仕事
突発的な仕事の発生時期や頻度
遊興に費やす時間
研鑽している時間

 

こういったことがわかってきます。
そのためにも立てたスケジュールと
実際の行動の記録は残しておくと良いでしょう。

 

ずっと忙しいと思っていたらそこそこムラがあったり、
興味のある研鑽に思った以上の時間を使っていたりします。

 

これまで気分や場当たり的に行なっていたことを
少しずつでも計画的にすることで
無理、無駄、ムラなどを減らしていけば
あなたの時間はもっと有効に使えることでしょう。

 

 

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