「仕事量」も「所要時間」も圧縮する「超簡単3つの仕事管理の裏技」(前)

busy

我々歯科医院の院長は忙しいと相場が決まっています。
なぜなら1人で4〜5役分の仕事をしているからです。

 

こんにちは、株式会社120パーセント代表、
小さな歯科医院、クリニックの集患コンサルタント、
歯科医師の 近  義武 です。

 

与えられている時間は
誰もが平等に1日24時間です。

 

ナポレオンのようにわずかな睡眠時間だけで
仕事をこなしていくにも限界があります。

 

こういう状況の中でも、
成長著しい院長というのは
能率的・効率的に仕事を処理しているものです。

 

そこで今回は、誰にでもできる
『簡単・速攻・光速の仕事(時間)管理』の話です。

 

これでは忙しいはずです

我々のメインの仕事は当然、
歯科医師としての仕事になります。

 

しかし、それ以外にも
多くの仕事を担っていることを
しっかり認識している方はそれほど多くありません。

 

  • オーナー(資本家)の仕事
  • 経営責任者(CEO)の仕事
  • 現場監督(マネージャー)の仕事
  • 医療責任者・従事者(歯科医師)の仕事
  • 労働者・被雇用者(従業員)の仕事

 

診療時間内でも歯科医師の仕事以外に
現場監督と労働者の仕事もしていますよね。

 

この辺りは事務長の有無、来院患者の密度、
院内のオペレーションなどによって
個々まちまちになるでしょう。

 

さらに昼休みや診療後には
上記の仕事の何かしらをやる…
忙しいわけです。

 

休診日には家族サービスの他に
研鑽(歯科医師の仕事)をしたりもするので
勉強熱心な方は輪をかけて忙しくなります。

 

あなたはオーナー兼経営責任者でもありますから
仕方がないところでもあります。

 

あなたの歯科医院経営に対しては、

誰も責任をとってはくれない…
誰も丸抱えをしてはくれない…
誰も全部を管理してはくれない…

これがデフォルトというか、
経営者の仕事でもあるわけですから
やらざるを得ません。

 

ただし、良いこともあります。
最終決定・変更・施策などを
ほぼあなた1人でも決断できるということです。

 

つまりあなたのマネジメントも
あなたの意思で自由にできるのです。
ここが勤務医とは大きく違っているところです。

 

仕事の絶対量が多い以上、
気の向くままに仕事を消化していては
いつまでも現在の忙しさから脱却できません。

 

この状況を踏まえて、私の「虎の子」の
「仕事管理」の方法を3つ、
厳選してお教えしましょう。

 

 仕事管理の裏技 その1
 〜完璧を必須にしない〜

完璧な仕事を目指すことは悪くはありません。
特に歯科医師の仕事はそうあるべきです。

 

完璧を目指して努力や精進を行なっていくことは
あなた自身の成長となりますし、
治療の質の底上げにもなることですから
その看板を下ろす必要はありません。

 

しかし、臨床の現場において、
「完璧」が達成できないことは
状況その他によりよく起こることです。

 

「完璧」にこだわりすぎると
時間を費やしているにもかかわらず
内容がほとんど進まなくなる事態になります。

 

『予約制』を掲げている以上、
あなたには無制限の時間が
与えられているわけではありません。

 

『時間』を加味した「完璧」と
いわゆる【完璧】とは違います。
ある意味割り切ることも必要ということです。

 

さらにいうと、
医療責任者(歯科医師)の仕事以外の仕事、
特に経営者の仕事、オーナーの仕事は、
この「完璧を必須にしない」を
徹底する必要があります。

 

例えば、新しく導入しようとしている治療の
パンフレットを作る際のことを考えてみましょう。

 

作成の準備として、
画像やテキスト、キャッチコピーなど
素材が必要になってきますよね。

 

その素材それぞれに対して
「あそこをこう直そう!」「ここがイマイチ…」
とやっているといつまでたってもキリがありません。

 

8割方程度をクリアしたら思い切ってリリースして、
反応次第で改善した方がスピード感もあり、
現実に則していて目的にも叶います。

 

「完璧を必須にしない」ポイントとして

  • 終結時間の死守
  • 「8割で合格ライン」を意識する
  • 診療以外の仕事は消費時間(30分or60分)で細分化

 

まずはこれだけやってみてください。
やってみると時間や労力が少ない割に
クオリティはそれほど落ちないことが実感できます。

 

また、このやり方への慣れと習熟によって
クオリティは少しずつ上がっていきます。

 

私は25分やって休憩5分、または
50分やって休憩10分を組み合わせて
処理しています。

 

診療は内容ごとに
5分から20分までを5分刻みで設定して
やや緩めのユニット制での運用です。

 

どちらかといえば、
時間内に終わる仕事量を定めて
その制限の中で最大限に質を高めるよう
努力や創意工夫をしている感覚です。

 

ある意味『時間優先』になっています。

 

診療についてはあなたのスタイルがあるはずですので
「これが絶対」というものではありません。

 

ですが【時間】を無視していては
「歯科医院経営の忙しさ」からは逃げられません。

 

まずは診療以外の仕事を
「完璧を必須にしない」ことによって
管理・圧縮してください。

 

また、診療以外の仕事については
25分、50分を集中して取り組むために
ちょっとした工夫をしています。

 

まずは、携帯電話、ネット接続、
家族やスタッフからの声かけを遮断します。

 

要は外部からの邪魔が
入らないようにすればいいのですが
上記のことをするだけでほぼ達成できるはずです。

 

次にあなたが集中しやすい場所に陣取ります。
院長室でも書斎でもコーヒーショップでも
あなたが集中できるならどこでも構いません。

 

当然ですが、
外部からの邪魔が入りにくいことは大前提です。

 

最後にタイマーをセットします。
スマホに付属のタイマーでも構いません。

 

ただし、電話等は鳴って欲しくないので
機内モードにするなどしてタイマー機能のみを
使えるようにしてください。

 

私はその準備が面倒なので携帯OFFにして
キッチンタイマーを使っています。

 

さらに個人的に機械式時計が好きで、
カチカチ音も気にならないので
あえてアナログのものを(笑)

 

タイマーをセットしてしまえば
あとは鳴るまでとにかくやるしかなくなります。
残り時間など気にせず仕事の方に集中できます。

 

自分の精神力だけでも、集中はできるでしょう。
しかし、どうせなら素早く集中して
それを途切れさせない工夫をすることで
効率、能率を高め、時間を圧縮してください。

 

次回は「仕事管理の裏技その2、その3」を
お話ししていきます。

…………………………………………………………………………

考えてみましょう

さて、それでは恒例のシンキングタイムです。

 

コーヒーショップで集中したいなら
集中しやすい席を選ぶべきです。

 

例えば窓際の席は
外の通行人に動きなどが視界に入りやすいという
デメリットがあります。

 

暇つぶしや格好付けのためなら別ですが
ガラス張りで外向きのカウンター席や
テラス席などは仕事向きではありません。

 

席の他にもコーヒーショップを利用するなら
覚えておきたいことが1つあります。

 

せっかく集中して仕事ができる店を見つけたなら
ぜひ守って欲しいことです。

 

それはどんなことでしょうか。

 

 

せっかくここまで読んだあなたなら
ぜひとも、考えてみてください!
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(ここは考える時間です)
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それでは答えです。

 

 

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