「仕事量」も「所要時間」も圧縮する「超簡単3つの仕事管理の裏技」(後)

deadline

たくさんの役柄を1人でこなしている
忙しい院長のための『仕事と時間の管理』の話をしています。

 

こんにちは、株式会社120パーセント代表、
小さな歯科医院、クリニックの集患コンサルタント、
歯科医師の 近  義武 です。

 

我々歯科医院の院長は、うまく仕事や時間を管理して
能率的・効率的に処理していかなければ
いつまでたっても仕事に追われる状況のままです。

 

当然、あなたがやりたいと思うこと、
改善したいことなどは後回しのままです。

そんな状況からの脱却方法をお教えしましょう。

<参照>
「仕事量」も「所要時間」も圧縮する「超簡単3つの仕事管理の裏技」(前)

 

 仕事管理の裏技 その2
 〜やらないと決めたらやらない〜

例えば診療なら、次の患者の予約時刻になっても
「キリがいいところまで」治療をしてしまう…

 

他にも。書類作成のような仕事を
「診療後1時間で終わらせる!」と決めたのに、
結局予定通り終われない…

 

 こうなってしまう根本的な原因は
『その時刻までに絶対終わらせる』
という強い気持ちがないこと。

 

そして
『終了時刻になったらそれ以上続けないこと』
を徹底しようという気がないことです。

 

診療に関しては
上記の2つの心構えを守ると決心しさえすれば
終了時刻の厳守は難しくはないでしょう。

 

問題なのはむしろ
「診療以外の院長の仕事」に関してです。

 

所要時間と仕事量との目論見が大きくズレていたり、
とにかく「終わるまでやる」というように
【完了ありき】になっていたりしないでしょうか。

 

それではいつまでたっても
仕事も時間管理をすることはできません。

 

そこでまずは、「診療以外の仕事」を行う
1週間の時間の枠・予定を定めてください。

 

診療終了後、1〜2時間くらいが
オーソドックスなところですが
好みで決めてもらって大丈夫です。

 

一応休診日は「診療以外の仕事」も
なしにしておいた方が無難です。
何かと用事が入りやすいのですから…

 

そして、週末の最終日は
何らかの理由でその週の「診療以外の仕事」が
完了していない場合の予備の時間として
こちらも空けておきます。

 

予備の時間を使うことなく余ったら
次週分として考えていた仕事を
前倒しでおこなってください。

 

最終日の最後の15〜30分は
次週の行うべき仕事の書き出しと
実行の予定を組むことに使います。

 

いちいち面倒だと思うかもしれませんが
慣れてしまえば気になりません。

 

毎回のように
「さてどの仕事をしようかな」「締め切りは…」
と考えている時間がなくなって
手際よく仕事を進められます。

 

 仕事管理の裏技 その3
 〜思いつきで仕事を増やさない〜

診療時間内の仕事と時間については
「予約制」を採用しているなら
レベルの違いはあるにせよ
「管理はしている」ことになります。

 

診療のアポイントの入れ方に関しては
事前に受付スタッフと念入りに打ち合わせればいいことです。

これはほとんどの院長がすでに行なっているはずなので
特にいうことはありません。

 

抜け落ちやすいのは
急患や飛び込みの患者の処遇をどうするのか、です。

 

きちんとルール化しておかないと
スタッフも患者も嫌な思いをします。

 

受付スタッフに丸投げしないで
具体的な「トークスクリプト」まで
用意しておくことが大切です。

 

問題は診療以外の仕事です。
注意しないと、『あれもこれもやらねば』と
際限なく仕事が増えていきます。

 

まずは、
『診療後には30分の仕事4つ相当まで』とか
『休診日にどうしても仕事をするなら
1時間の仕事4つと30分の仕事4つまで』のような
グランドルールを決めてください。

 

次に、似ている仕事はまとめて処理します。
例えばメールの処理は30分の枠を1つ使って
その日のメール全てを
「確認のみor返信」→「メールを処分or保存」
で読み直す必要がない状態にします。

 

何らかのタスクが発生したなら
最後にまとめてスケジューリングします。

 

『後で処理しよう』と既読で受信箱においておくと
2度3度と読むことになります。
こういう何気ない行動が仕事を増やしていくのです。

 

書類作成、労務、会計処理なども
それぞれまとめて行うようにします。

 

予定納税、労災手続き、レセプト、年末調整など
あらかじめ行うことがわかっている仕事は
年間のスケジュールを組んでしまいましょう。

 

突発的な仕事の発生を防いでおくことが
効率的に時間を管理するコツです。

 

それでも突発事案が発生したり、
すぐに処理すべきことが増えたりしたなら
もともと予定していた仕事を「やめる」か
「別の仕事に置き換える」ようにします。

 

週単位で週末には仕事を入れない予備の時間を
確保してありましたよね。
元々の予定の仕事は完了できていませんから
その仕事を予備時間で処理します。

 

目の前にある仕事だけを見ていると
仕事も時間の管理はできません。

 

時間をハンドルにして仕事を管理し、
その仕事が短時間で終わるように、
増えないように細かい工夫を重ねて
効率的・能率的に処理していくことが重要です。

 

仕事を「終わるまでやる」という認識を
まずは辞めてください。

 

この仕事は「60分」「30分」単位なら
幾つで終わる仕事なのかを見積もることを
習慣にしましょう。

 

こう意識することによって、
仮に予定時間でタスクが終わらなかったとしても
それは「のろま」だからではなく
所要時間の見込違いという理由に置き換わります。

 

そうなれば、
予定時間内に仕事を終わらせるには
所要時間の見込みの精度を上げればいいことになるわけです。

 

この精度を上げるのは難しいことではありません。
所要時間の見込みをたくさんおこなって
慣れてしまえばいいのです。

 

その際には、段取りを書き出してから
時間を見積もるとなれるのも早くなります。

 

脳の認識は結構いい加減で、
目の前にある問題や直前の出来事などは大きく、
未来の話やしばらく経過した事象などは
小さく感じてしまいます。

 

段取りを書き出して見える化することで
そういったバイアスがかかりにくい状態で
時間の見積もりができます。

 

「面倒くさい」と感じる方が多いですが、
仕事を所要時間で管理していくには
誰にでもできて見積もりの精度が上がっていく
優れた方法です。

 

時間に追われているという方は
試してみる価値がありますよ。

…………………………………………………………………………

考えてみましょう

さて、それでは恒例のシンキングタイムです。

 

これまでのやり方を変えるのは面倒だし、
なんだか手間もかかりそうだし、
かえって時間がかかる気がする…

 

こんな風に二の足を踏んでいる方もおいででしょう。
そんな方には来週1週間の診療以外の仕事だけを
予定として組んでみることをオススメします。

 

考えることをまとめて行なってしまえば
あとはやるだけの状態が作れます。
やってみると、仕事開始時の「うだうだ」が消失して
仕事の進み具合が早いことをすぐに実感できます。

 

さらにこれを3〜5週間くらい継続して行うと
自分がどんな仕事をこなしているかが
わかるようになります。

 

さらに2〜3ヶ月続けると
別のあることがわかってきます。

 

それがわかると仕事のスケジュールが
予定通りに消化されやすくなります。
何がわかるのでしょうか。

 

 

せっかくここまで読んだあなたなら
ぜひとも、考えてみてください!
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(ここは考える時間です)
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それでは答えです。

 

 

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