集中して効率的に仕事をする・させるための3ステップ(前)

集中

私が大学を卒業したのはもう30年以上前です。
にも関わらず、今でもたまに試験の夢を見ることがあります。

 

夢の内容はいつもほぼ同じです。
試験前なのに全く勉強していない・・・
ヤバい!どうしよう、と、慌てふためいている・・・


一しきり夢の中でバタバタしてから目が覚めて、
あ〜、またこの夢かとあきれながら胸を撫で下ろす・・・

 

確かに私は、学生時代の試験にはよく一夜漬けで臨んだものです。
それも数えきれないくらい・・・
しかもどちらかと言えば、一夜漬けは得意だと自負していました。

 

でも、思い起こしてみてください。
あなたも「一夜漬け」は得意だったのでは?

 

 

こんにちは、株式会社120パーセント代表、
歯科医院、クリニックの集患・経営コンサルタント、
歯科医師の 近  義武 です。

 

実は「一夜漬けが得意」だというのは、
ほとんどの方に当てはまることなのです。
行動心理学的にちょっと有名な、「締切り効果」というやつです。

 

人は達成期限が迫ると集中力が高まるものです。
これを別名「夏休みの宿題効果」ともいうのですが
あまりにも「名が体を表して」いますね。

 

ということで、この「締切り効果」を
歯科医院経営に応用してみましょう。
すなわち、『スタッフに指示を出す時は必ず期限を切る』
ことを徹底するのです。

 

ただし、これだけでは「締切り効果」を使いこなしていることにはなりません。
例えば、夏休みの宿題が学校の始業日前日の午後6時の時点で
ほとんど手付かずだったなら、家族総出で手伝ってもまず無理でしょう。

 

これでは「締切り効果」が働く機会もなく
ペナルティと自己嫌悪で、宿題をやる気はがた落ちになるはずです。

 

ではこの「締切り効果」をあなたやあなたのスタッフで
有効に活用するにはどうすればいいでしょう。

 

「締切り効果」で集中力を高められると分かっているのですから、
システマチックにステップ化して
確実に集中力を高められる方法として確立してしまいましょう。

 

今回はその方法を3ステップにまとめてありますので
うまく活用してください。

 

集中力をシステマチックに高めるステップ 1
行動目標をタスクにして細分化する

 

具体的な例で説明しましょう。
ここでは「受付回りの清掃・整理」をしたい場合を例にします。

 

「受付回りの清掃・整理」というままでは
何を持ってゴールとするか、達成したといえるかが曖昧です。

 

そこで、まず「受付回りの清掃・整理」を行動目標に変えます。
実際にはなにを行えば「受付回りの清掃・整理」となるかを
具体的に言葉にしてみます。

 

「どこに何が、どれだけあるか、の記録簿を作成して
全てのものがあるべき場所に収納されている」状況にする。
今回の例ではこんな行動目標になります。

 

さらにこれを細分化してタスクにしていきます。
タスクとは「仕事のかたまり」というような意味です。
1タスクはおよそ30分でこなせる量の仕事とするのが妥当です。

 

タスクに細分化するときには。
「なんとか30分でできそうだな」と思える内容にしましょう。
無茶すればできそうだというのは、詰め込みすぎでダメです。

 

<実際の具体例>「受付回りの清掃・整理」

行動目標:どこに何が、どれだけあるか、の記録簿を作成して
     全てのものをあるべき場所に収納する

タスク :①机の上の整理
     ②陳列物+カウンターの整理
     ③引き出し内部の整理1
     ④引き出し内部の整理2
     ⑤カルテ棚の整理
     ⑥棚の整理1
     ⑦棚の整理2
     ⑧その他  

総計  :8タスク・4時間

 

ざっくりこんな感じです。
あくまでも一例ですから、それぞれの歯科医院の状況によって
項目も時間も異なるはずです。

 

元々使用頻度の高い事務用品、消耗品は
アプローチしやすい場所に収納してあるはずです。

 

ですので、アプローチしやすい机の上や引き出しから始めて、
使用頻度の低いものを棚などに移すようにタスクを進めると
収納スペースの有効活用も図れます。

 

8つのタスクを4時間ぶっ通しで消化して
全てを一遍にやろうとするのは得策ではありません。

 

人間それ程集中し続けられません。
連続させるなら2タスクまでが適当です。

 

この第1のステップでは
1タスク30分に設定して仕事を細分化していますが
そこには大きな理由があります。

 

違う言い方をするなら、細分化前の行動目標のままではダメなのです。
なぜなら、細分化によって締切り効果の発動回数を増やしたいからです。

 

大きな「行動目標」のままだと、
その行動中でも前半と後半、開始当初と終了間際で集中力が違います。

 

今回の「受付の整理」の例だと、4時間ですから
最初から最後まで高い集中力を維持するのはとても難しくなります。

 

そこでタスク化、細分化してしまうのです。
30分で何とかできそうな仕事量に設定してあるはずです。
最初から全速力のつもりでないと間に合いません。

 

これこそが締め切り効果です。
こういうことがわかると1タスクの仕事量を
上手く設定することの重要性もわかってきます。

 

ただし、設定を考えるのは実行者にさせて下さい。
総責任者であるあなたは、タスク設定のチェックと補正をするだけ。
そうでないとあなたがタスクだらけになりますよ。

 

集中力をシステマチックに高めるステップ 2   
実行日時を明確にしてアポを入れる

 

<実際の具体例>「受付回りの清掃・整理」  

全体の最終締切  5/31 午後6時

行動目標:どこに何が、どれだけあるか、の記録簿を作成して
     全てのものをあるべき場所に収納する

タスク :①机の上の整理 (5/13 11:30)
     ②陳列物+カウンターの整理 (5/24 15:00)
     ③引き出し内部の整理1 (5/15 15:30)
     ④引き出し内部の整理2 (5/20 16:00)
     ⑤カルテ棚の整理  (5/17 11:30)
     ⑥棚の整理1 (5/22 16:30)
     ⑦棚の整理2 (5/27 11:30)
     ⑧その他 (5/29 15:30)  

総計  :8タスク・4時間

 

タスクはできるだけ使用頻度の高い場所などからこなすようにします。
そして実行する日時を設定します。

 

ペース配分は医院の診療体制などにもよるので
2日おき程度を基本に調整して下さい。
そしてさらにアポイント帳に書き込みます。

 

重要です。そこまでして下さい。
もう1度言います。
アポイント帳にアポイントして下さい。

 

患者が来院しにくい時間帯でOKです。
患者のアポが入ってしまうようなら
移動させますが、全体の締切を考えて
患者のアポは遮断する必要があるかもしれません。

 

これはこれでアポイント調整の良いトレーニングになります。
必ずアポイントを取って、それをできる限り遂行してください。

(次回に続く)

…………………………………………………………………………

考えてみましょう

さて、それでは恒例のシンキングタイムです。

 

締め切り効果を最大限活かすために
タスクをこなす行動中にも注意事項が1つあります。
とても簡単なことなのですがそれはどんなことでしょう?

 

 

せっかくここまで読んだあなたなら
ぜひとも、考えてみてください!
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(ここは考える時間です)
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それでは答えです。

 

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この記事の執筆者

近 義武
近 義武(株)120%代表取締役
こんにちは、近 義武です。
繁盛歯科医院を院長として切り盛りした実績と、マーケティングマニアともいうべき豊富な知識をもとに、歯科医院経営コンサルタントとして院長先生のサポートをしております。経営に役立つ情報を様々な角度からお届けしています。

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