集中して効率的に仕事をする・させるための3ステップ(後)

 

時間とタスクの話は我々歯科医師にはかなり馴染み深いのです。
ほとんどの歯科医院では予約制を採用していますからね。
時間の枠の中でタスクをこなすのは日常にことになっているはずです。

 

ちょっと考えてみて下さい。
あの患者は次回、形成・印象で所要時間がこれくらい…
この患者は根充するからこれくらいの時間が必要…
すぐ思い浮かべられますよね?

 

こんにちは、株式会社120パーセント代表、
歯科医院、クリニックの集患・経営コンサルタント、
歯科医師の 近  義武 です。

 

肌感覚でタスクと時間がシンクロしていることは
目標達成においては大きな武器となるものです。

 

ただし、締切り効果と結びつけて
意識的に行っているドクターは少ないので
効果は半減しているのが実情です。

 

集中力を高めて、効率的・効果的に
仕事を処理するにはどうすればいいのか、
あなた自身にも、スタッフにも
締切り効果を有効活用するにはどうすればいいのか、
3ステップにしてお話ししています。

 

前回の話で「行動目標」「タスク」「細分化」
「期限」「アポイント」などの話をしました。

 

集中して効率的に仕事をする・させるための3ステップ

今回はその続き、ステップ3からです。

 

集中力をシステマチックに高めるステップ 3
結果を可視化する

 

実際にやってみるとすぐに気が付くことですが、
30分のタスクを丸々邪魔されずに
やり遂げられる機会というのはそれ程多くありません。

 

むしろほとんどの場合で邪魔が入ります。
通常業務のトラブル、急患、訪問者、
ドクター・スタッフからの緊急依頼…
様々な邪魔が入ります。

 

だからこそタイマーが必要なのです。
タスクの処理中に中断を余儀なくされたなら、
タイマーを止めて邪魔になった事柄を処理します。

 

タスクにすぐに復帰できるのであれば
復帰と同時にタイマーを再稼動させます。
すぐに復帰できない場合はその結果を記録します。

 

邪魔が入らず30分確保した時も記録します。
前回同様「受付回りの清掃・整理」の例だと
こんな記録になります。

<実際の具体例「受付回りの清掃・整理」  

全体の最終締切  5/31 午後6時

行動目標:どこに何が、どれだけあるか、の記録簿を作成して
     全てのものをあるべき場所に収納する

タスク :①机の上の整理 (5/13 11:30)
       5/10  18分(中断)
       5/12  10分(再開・完了)
     ②陳列物+カウンターの整理 (5/24 15:00)
     ③引き出し内部の整理1 (5/15 15:30)
       5/13  30分(未完)
5/13  06分(再開・完了)
     ④引き出し内部の整理2 (5/20 16:00)
5/16  21分(中断)
5/18  09分(再開・未完)
5/20  12分(再開・完了)
     ⑤カルテ棚の整理  (5/17 11:30)
5/16  29分(完了)      ⑥棚の整理1 (5/22 16:30
5/21  24分(完了)
     ⑦棚の整理2 (5/27 11:30)
     ⑧その他 (5/29 15:30)

<p”>総計  :8タスク・4時間

 

5/21までの進捗状況はこんな感じです。
このように記録することで、時間に対して意識するようになります。

 

時間内のタスクを終わらせるコトを
強く意識することで集中力と締切り効果の
増大が期待できます。

 

ゲーム感覚でトライすることで
成功体験を積み上げ、自己肯定感・自信を
養うこともできます。

 

もちろん、あなた自身の自己研修などにも
使えますから、お試し下さい。

 

この手法は、集中するまでに時間がかかる、
いわゆる「スロースターター」の方や
仕事の処理を先送りする癖のある方に
特に大きな効果をもたらします。

 

これはいわば集中力を高めるための
『ルーティン』だと考えてください。

 

ルーティンは自分に合ったものが最も効果的です。
早く、確実に、高い集中力を得られるなら
改善、改良をしてもらっても構いません。

 

一夜漬けばかりしていた学生時代に私は自己流で
集中するためのルーティンを行っていましたが
ルーティンそのものに結構時間がかかったり
その途中に集中から遠ざかりやすい部分があったりで
効果的に機能はしませんでした。

 

タスクの細分化と時間管理の方法を
自己流のルーティンに組み込んだものが
今回紹介して手法です。

 

まずはそっくりそのまま使ってみてください。
仕事に実際に取り掛かる前に
タスクの細分化やアポイントを
考える時間を作ることがこの手法の肝です。

 

最初は「こんなことは時間の無駄」
「手を動かし始めた方が良い」と感じるでしょう。

 

しかし、実際行ってみて、慣れてみると
考慮や計画が事前に終了していることで
タスクの処理が迷いなくできるのです。

 

<>そのスムーズさを経験してしまうと
「考えながらタスクを処理する」という
これまでの手法には戻れなくなります。

 

改良を重ねてあなたの資質に適合させれば
あなたのパフォーマンスも必ず向上します。
トライする価値は十分にあります。

…………………………………………………………………………

考えてみましょう

さて、それでは恒例のシンキングタイムです。

 

このように締め切り効果を活用することで意図的に
集中する時間を何度も演出ができるようになります。

 

目標達成能力の向上にもってこいなのですが、
スタッフにやらせる場合に1つだけ
注意しておかねばならないことがあります。

さて、それはどんなことでしょうか?

 

 

せっかくここまで読んだあなたなら
ぜひとも、考えてみてください!
     ↓
     ↓
     ↓
     ↓
     ↓
     ↓
(ここは考える時間です)
     ↓
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     ↓
     ↓
     ↓
     ↓
それでは答えです。

 

 

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この記事の執筆者

近 義武
近 義武(株)120%代表取締役
こんにちは、近 義武です。
繁盛歯科医院を院長として切り盛りした実績と、マーケティングマニアともいうべき豊富な知識をもとに、歯科医院経営コンサルタントとして院長先生のサポートをしております。経営に役立つ情報を様々な角度からお届けしています。

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