歯科医師が手軽に行いやすい『治療以外のタスク管理』
こんにちは、幸せドクターのサポーター、
歯科医師×クリニック経営アドバイザーの 近 義武 です。
新年を迎えて既に２週間、
診療の状況も平常を取り戻したことでしょう。
診療は基本的には予約管理されていますから
それに従ってこなしていけば
大きな支障は出ないはずです。
まぁ、もともと混沌・混乱を回避するために
業界として予約診療になってきたわけですから
そうでなくては困りものです。
しかし、歯科医院の院長には
歯科医師としての顔以外に
もう１つ別の顔があります。
それは経営者としての顔です。
そちらの仕事はどうでしょうか。
計画立てて順番にこなしているでしょうか。
中には昨年同様、
目の前に締め切りが迫っていることだけ、
行き当たりばったりで仕事をしている方もおいででしょう。
そうでなくても、
あなたがもっと効率的に
やるべき仕事をやるべき時にしたいのなら、
もっといえば経営的目標を
今年こそ達成したいなら、
経営に関する仕事の進め方で
絶対に行った方がいいメソッドがあります。
歯科医院経営を指南する歯科医師として
“近”が全てのクライアントにオススメする
そのメソッドを今回は紹介しましょう。
歯科医師が行うタスク管理
ToDoリストを作る
ToDoリストとは、
仕事＝タスクのチェックリストです。
１日分、１週間分、１ヶ月分、
３ヶ月分、半年分、１年分…
全て作るのが理想です。
もっとも、３ヶ月分以上は
事業計画になるのでややおもむきは異なります。
差し当たって、１日分と１週間分の
「ToDoリスト」の作成をオススメします。
『なんだ大げさな…単なるToDoリストか…』
そう思う方は別にToDoリストでなくても構いません。
あなた自身の仕事を管理できればいいだけのことです。
仕事管理の方法は他にもたくさんあります。
ただ頭の中だけで管理しようとするのは
脳力の無駄使いですからやめた方が良いとは思います。
この文章を読んでからでも決定は遅くはありません。
ほんの１〜２分読み進めてみて下さい。
ToDoリスト作成のメリット
「ToDoリスト」を作成すると
タスクの優先順位が見えてきます。
結果的に効率よくタスクを消化することができ、
締め切り間際に大慌てしたり、
ついウッカリ…などの防止にも役立ちます。
また、タスクを1つずつ消化していくことで、
達成感を得ることもできます。
サラリーパーソン向けのビジネス書には
いわゆる「仕事術」のジャンルの書籍が
数多く出版されています。
ToDoリストを作成して仕事を進める方法は
その初歩の初歩です。
仕事量と質の向上、時間管理、目標達成、
計画力・実行力の向上、etc…
多くのことにプラスに働く
ユーティリティプレイヤー的存在です。
ToDoリストを作成する際のポイント
次に、ToDoリストを作成する際のポイントを
３つほど上げておきます。
１、作成に時間をかけ過ぎない
ToDoリスト作成に時間を取られていては、
本末転倒で意味不明です。
まずは１日分のタスクを書いてみることです。
「ToDoリストのアプリ」などもありますが、
そんなものの使い方に時間をとられるくらいなら
歯科医院に大量に送られてくるチラシの裏にでも
なぐり書きするほうが手間を省けます。
アプリ等の導入は
仕事が効率化する実感を得てから
検討しましょう。
２、１日分のToDoリストは前日の仕事の最後に作る
脳の仕組みとして
「作業」を集中して行えるように
『切り替える』ための時間は短くてすみます。
しかし「思考」に『切り替える』には
比較的長い時間が必要になります。
従って、脳が直算まで活動をしていた
１日の最後の仕事として
翌日のToDoリストの作成を行うと効率的です。
ラストスパートで精神的にも高揚し、
「仕事からの解放」を早めようとして
自然と猛スピードでリストの作成ができます。
３、付箋と専用ノート
これはメモ用紙などにToDoリストを
書き出すことに慣れたあとの話になります。
１つのタスクを１枚の付箋に書き出し
専用ノートに貼るようにするのです。
さらに１枚の付箋に書くタスクの所用時間を
『あなたが１つのことに集中して取り組める時間』
で統一するとタスクの消化にかかる時間が可視化されます。
“近”はあらゆるタスクを細分化して
およそ50分でこなせる分量を１単位のタスクに
調整してから付箋に書き込むようにしています。
50分仕事をして10分休憩を繰り返すことで
淡々と仕事をこなしていきます。
２タスクを消化するのに２時間、
３つなら３時間と目安がつきやすくなります。
ToDoリスト 作成のまとめ
ToDoリストは導入する際に
特別な用意がほとんど必要ありません。
いつも使っている筆記用具程度です。
我々歯科医師が患者の治療を始める前に
診断をして治療計画を立てるように
治療以外の仕事に取りかかる前に作成するのが
ToDoリストになるわけです。
目の前にある
締め切り間近の仕事に追われているだけでは
「緊急ではないが重要な仕事」は
いつまでたっても手つかずのままです。
「緊急ではないが重要な仕事」を
質と量を伴っていかに多くこなすかが
高い目標を達成できるかどうかの
決め手といっても過言ではありません。
今年の目標こそ確実にクリアしたいなら
ToDoリストは強い味方になってくれます。
面倒に感じるのは１週間から10日ほどだけです。
あなたの行動が変化してくれたらうれしく思います。
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考えてみましょう
さて、それでは恒例のシンキングタイムです。
ToDoリスト＋付箋は
メリットが多くて特にオススメです。
優先順位を簡単に整えられる
階層構造化も一目瞭然
消化したタスクを保存・実感できる
類似作業の分別化などでさらなる効率アップ
時間管理・精度の高い計画立案が可能
など、なかなかのものです。
実はノートに直接書き込まず
付箋に書く大きな利点がもう１つあります。
こちらもぜひ活用してもらいたい
その利点とはどんなことでしょうか。
せっかくここまで読んだあなたなら
ぜひとも、考えてみてください！
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（ここは考える時間です）
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それでは答えです。
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