院内の仕事を効率化するために必要な「アレ」（下）
こんにちは、幸せドクターのサポーター、
歯科医師×クリニック経営アドバイザーの 近 義武 です。
あなたの歯科医院では
あなたやスタッフの仕事は
十分効率的に組み立てられているでしょうか？
効率化を進めようとするならまずは、
仕事を分析・分解して、外すことができない
ポイントだけ、本質だけを要素として
仕事を見つめ直す必要あります。
効率化を進める際の留意点
いきなり効率的に仕事を変革しよう！
とはいってもどうすればいいのかわからないものです。
まず行うのは３つほどに絞った留意点からにしてみましょう。
留意点①
簡単に手に入れられる「実例」を参考にする
作業を効率化させるなら、
自分の頭だけで考えたり調べたりしてはいけません。
まさにそれは
「効率化させるためなのに、実は非効率な方法」
と言えるでしょう。
「自分にはない知識」を持っている人に聞く、
「上手くいっている人」の模倣をしてみる、
などのように「簡単に手に入る情報」から
始めることがセオリーです。
ここに手間や時間をかけてしまうと
それだけでモチベーションが枯渇したり
なんだかやった気になって飽きてしまったりして
実践までたどり着けず仕舞いになることが増えます。
ここの段階を完璧にすることが目標ではありません。
「効率化」を実現するためのステップに過ぎませんから
あまりこだわらないことです。
『簡単に』手に入れられる状況を作り出すには
相手に聞きやすいように
良いコミュニケーションをとっておくことも重要です。
そしてまずは１歩踏み出すことです。
「全ての創造は模倣から」という言葉もあります。
実例を参考にし、吸収し、
取りあえず実践してみることです。
それを改善していくことで
「効率化」を実現するのです。
留意点②
記憶に頼らない
人間が短時間で記憶するには限界があります。
メモや決定事項などはすべて「記憶」ではなく
PCなどのデバイスに「記録」しておきましょう。
頭は事実を思い起こすことに使うのではなく
考えることやタスクをこなす集中力に使いましょう。
あなたとスタッフ、もしくはスタッフ同士の
情報の共有が今後はますます求められることになります。
そのためにも電子機器の活用はほんの少しづつでも
手を付けていくべきものです。
導入・運用がうまく行かない際に多いパターンは
「入力の負荷が大きい」コトによるものが大半です。
「いかに入力を簡単にできるか」の問題が解決すると
一気に電子デバイスの活用と情報の共有が
加速することもよくあります。
留意点③
時給計算をする
誰もが平等に与えられているものがあります。
それは時間です。
ただし、その時間でどれだけの価値を
生み出すことができるかは大きな個人差があります。
大企業のCEOなら時給計算をすると
100万円を超えることもあります。
フリーターであれば時給1.500円とかです。
当然時間の使い方で成果があがったり、
将来が大きく変わったりします。
効率化をすすめるなら、
あなた自身の１時間を時給換算してみるべきです。
もし今あなたがしているタスクをその時給よりも安く
スタッフに任せたり、アウトソーシングできるなら
その作業は自分では一切やらない、
という選択肢もありです。
あなたは院長で経営者ですから
あなたの時給が飛び抜けて高いことは当然のことです。
ならばその時給に見合った、
あるいはそれ以上に価値や利益を生む仕事に
常にシフトしていくことを考えなくてはなりません。
あなたがトイレを掃除したり、
石膏を注いだりすることは
経営上は全くナンセンスです。
そこにオカルト的・宗教的な意味があるかもしれませんが
そのようなことを考えないのであれば、
その時間があるなら時給が高くなる仕事をする…
そういう仕事がないなら
そういう仕事を増やすための仕事をする…
というのが正しい方向性と言えます。
…………………………………………………………………………
考えてみましょう
さて、それでは恒例のシンキングタイムです。
「効率化」というと
「無駄をなくして単位時間内にこなせるタスクを増やす」
というイメージが強いものです。
しかし、現実として
１時間の長さが変わることはないので
上記のことにはどうしても限界があります。
上記の考え方から脱却できないと
『さらにこれ以上仕事をさせようとする気か！』
という気持ちが湧いて何も改善できなくなります。
もちろんこの脱却は
「無駄をなくして…」を十分行ってからが理想的です。
では脱却してどのように考えればいいでしょうか。
せっかくここまで読んだあなたなら
ぜひとも、考えてみてください！
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（ここは考える時間です）
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それでは答えです。
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